Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử bắt đầu từ ngày 01/11/2020. Như vậy, chỉ còn hơn 1 năm để các doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Để giúp các doanh nghiệp có những “bước đệm” chắc chắn để triển khai sử dụng hóa đơn điện tử, bài viết này sẽ hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật.
Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử
– Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là ngày 1/11/2020.
– Từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020 trong khi cơ quan thuế chưa thông báo các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và theo hướng dẫn tại Thông tư này thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh vẫn áp dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP.
– Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử được lập theo đúng quy định cho người mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.
– Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chịu trách nhiệm về việc hóa đơn điện tử của người mua dịch vụ gửi đến cơ quan thuế không đúng thời hạn theo quy định trong trường hợp người mua dịch vụ lập hóa đơn điện tử đúng thời hạn quy định.
– Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định.
– Tùy vào đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ, cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử bằng phương tiện điện tử phù hợp. Lưu trữ đúng, đủ thời hạn theo pháp luật kế toán.
– Cơ quan thuế tiến hành rà soát và thông báo (Mẫu số 07) việc thay đổi hình thức sử dụng hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế -> hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền -> hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử.
Trên đây là các nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử, hi vọng giúp ích được cho các doanh nghiệp trong giai đoạn “nước rút” chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
